Conhecimento dentro da organização

Eduardo D. Loureiro *

Durante a implementação de uma solução ERP, seus processos e sistemas em
uma organização de grande porte são analisados de alto a baixo, nos mínimos
detalhes. Vários consultores externos participam do processo, interagindo com os
colaboradores da empresa. Toda documentação é examinada na tentativa de
entender o que se pratica.
A participação desses colaboradores da organização, com grande conhecimento
dos processos e sistemas em uso, é de fundamental importância para o sucesso
do projeto. Estas pessoas suprem a eventual falta de informação que a
documentação existente não fornece. Elas conhecem como realmente a empresa
funciona, os processos que existem de fato e os que fazem parte apenas da
burocracia.
Durante a fase inicial de definição de requisitos e análise de processos, a
interação entre consultores e colaboradores da organização gera uma quantidade
enorme de conhecimento. Este é convertido, em sua grande parte, na solução do
projeto em si. Uma outra parte deste conhecimento gerado é considerada fora de
escopo e, em alguns casos, arquivada para um novo projeto.
Após a implementação do projeto, quando os consultores não estão mais
presentes e a operação deve funcionar por si só, desponta a importância dos
colaboradores que participaram da construção da solução. Os meses iniciais são
cruciais para o sucesso e torna-se fundamental a participação ativa dos usuárioschave
das áreas de negócio e dos responsáveis pela TI da empresa.
Para a organização, é importante que os colaboradores participantes de projetos
de ERP absorvam a maior quantidade de informação possível sobre a solução a
ser implementada. Esta informação deve ser convertida em uma documentação
que permita a empresa gerir a solução ERP da melhor maneira possível, sem a
dependência de uma consultoria externa.
A figura do consultor externo deve surgir para a organização como um elemento
que traz informações novas do mercado, informações estas para análise e
possíveis melhorias na solução em uso. Deve acrescentar algo.
Daí a importância dos colaboradores selecionados para participarem de projetos
deste tipo. Devem ser pessoas com perfis adequados para identificar a melhor
solução a ser implementada, com o suporte de consultores externos, mas
também com a missão de consolidar na organização todo o conhecimento gerado
durante o projeto, garantindo sua auto-suficiência.