Aplicando 5S na Vida Pessoal

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"Quem teve a ideia de cortar o tempo em fatias,
a que se deu o nome de ano, foi um indivíduo genial.
Industrializou a esperança, fazendo-a funcionar no limite da exaustăo.
Doze meses dăo para qualquer ser humano se cansar e entregar os pontos.
Aí entra o milagre da renovaçăo e tudo começa outra vez,
com outro número e outra vontade de acreditar,
que daqui para diante vai ser diferente."
(Carlos Drummond de Andrade)


Agora que você já fez a famosa contagem regressiva, bebeu champanhe, cumprimentou amigos e familiares, fez ótimas refeições e dormiu bastante, bem-vindo de volta ao cotidiano.

Para algumas pessoas, não passou de um dia como outro qualquer, uma passeadinha a mais do ponteiro nos relógios, exceção feita a uma mesa mais farta e ao final de semana prolongado.

Todavia, prefiro seguir Drummond, aproveitando a magia do momento para refletir sobre os últimos doze meses, repensar sobre os objetivos e metas traçadas, e recomeçar a luta e a caminhada.

Em Administração, utilizamos um expediente importado lá do Oriente, mais precisamente do Japão pós-guerra, chamado de “5 S”. Este nome provém de cinco palavras japonesas iniciadas pela letra “s”: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke.

Os cinco sensos constituem um sistema fundamental para harmonizar os subsistemas produtivo-pessoal-comportamental, constituindo-se na base para uma rotina diária eficiente.

Praticar os 5S significa:

- Seiri (senso de utilização): separar as coisas necessárias das desnecessárias;
- Seiton (senso de organização): ordenar e identificar as coisas, facilitando encontrá-las quando desejado;
- Seisou (senso de zelo): criar e manter um ambiente físico agradável;
- Seiketsu (senso de higiene): cuidar da saúde física, mental e emocional de forma preventiva;
- Shitsuke (senso de disciplina): manter os resultados obtidos através da repetição e da prática.

A aplicação dos 5S numa empresa deve ser efetuada com critérios, inclusive com supervisão técnica dependendo do porte da companhia. Mas meu convite, neste instante, é para você praticar os 5S em sua vida pessoal.

Assim, que tal aproveitar estes primeiros dias do ano para fazer uma pequena revolução pessoal?

Aplique Seiri em sua casa e em escritório. Nos armários, nas gavetas, nas escrivaninhas. Tenha o senso de utilização presente em sua mente. Se lhe ocorrer a frase: “Acho que um dia vou precisar disto...”, descarte o objeto em questão, pois você não o utilizará. Pode ser uma roupa que você ganhou de presente ou comprou por impulso e nunca a vestiu, por não lhe agradar o suficiente, mas que acalentará o frio de uma pessoa carente.
Podem ser livros antigos, hoje hospedeiros do pó, que contribuirão com a educação de uma criança ou um jovem universitário. Seja seletivo. Elimine papéis que apenas ocupam espaço em seus arquivos, incluindo revistas e jornais que você acredita estar colecionando. Organize sua geladeira e sua despensa – você ficará impressionado com o número de itens com prazo de validade expirado.

Na próxima fase, passe ao Seiton. Separe itens por categorias, enumerando-os e etiquetando-os se adequado for. Agrupe suas roupas obedecendo a um critério pertinente a você, como por exemplo, dividir vestimentas para uso no lar, daquelas destinadas para trabalhar, de outras utilizadas para sair a lazer. Organize seus livros por gênero (romance, ficção, técnico etc.) e em ordem de relevância e interesse na leitura. Separe seus documentos pessoais e profissionais em pastas suspensas, uma para cada assunto (água, luz, telefone...). Estes procedimentos lhe revelarão o que você tem e atuarão como “economizadores de tempo” quando da busca por um objeto ou informação.

Com o Seisou, você estará promovendo a harmonia em seu ambiente. Mais do que a limpeza, talvez seja o momento para efetuar pequenas mudanças de layout: alterar a posição de alguns móveis, colocar um xaxim na parede, melhorar a iluminação.

Agora, basta aplicar os últimos dois sensos já mencionados, o Seiketsu, que corresponde aos cuidados com seu corpo (sono reparador, alimentação balanceada e exercícios físicos), sua mente (equilíbrio entre trabalho, família e lazer) e seu espírito (cultive a fé) e o Shitsuke, tão simples quanto fundamental, e que significa controlar e manter as conquistas realizadas.

Faça isso e eu desafio você a ter pela frente doze longos e prósperos meses!

A Força do Sucesso

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Deixo duas frases para iniciarmos o debate, uma do personagem Dilbert e outra do técnico Bernardinho:

"Vou adotar nova postura gerencial: ficar sem fazer nada esperando que os problemas se resolvam sozinhos" Dilbert

"A distância entre o sonho e a realidade chama-se disciplina." Bernardinho

O que estas duas frases tem em comum? As duas são verdades que no universo empresarial fazem a diferença.

No personagem Dilbert, a frase é uma reflexão para aqueles que pensam que ser empresário é apenas sucesso, dinheiro, pouco trabalho.

Na frase do Bernardinho temos uma realidade: Apenas o trabalho não leva ao sucesso. É necessário muita disciplina.

Infelizmente muitas pessoas apenas visualizam o resultado como se este fosse a causa. O resultado é a consequencia.

Visto assim parece óbvio, mas quantas vezes o funcionário pensa que o dono do negócio é um abonado, que tem tudo de bom e que paga uma miséria. Vale a pena ressaltar que apenas o fato de um funcionário ter carteira assinada já dobra o seu custo para empresa, que o funcionário é mão de obra - cada um no seu papel - e que o dono do negócio precisa reinvestir, administrar, buscar novos mercados, enfim, cuidar de toda estratégia e de tudo para que no final do mês não falte o
"pouco" que o funcionário acha que recebe na sua carteira.

Ser empresário no Brasil é uma profissão para loucos, já disse alguém.

Somos exemplo de empreendedorismo, mas, igualmente temos muitos que pensam que ser empreendedor basta uma boa ideia.

Não é tão simples.

A ideia é o início, mas precisa de muita disciplina, precisa de muita maturidade, precisa de muita superação, força de vontade, crença no sonho, enfim, amor.

Sem este enlace, o projeto não tende a ser um sucesso, tende a ser uma decepção.

Aproveite este início de 2010 para trilhar o caminho do sucesso. Use e abuse do sonho, perseverança, vontade, persistência e amor. E esqueça os conselhos do Dilbert ;)

Como transformar sua empresa num excelente lugar para trabalhar

http://www.catho.com.br/jcs/inputer_view.phtml?id=11474

Cada vez mais as organizações têm percebido que, para se destacar no mercado, aumentar produtividade, eficiência organizacional e conservar talentos, precisam elevar o nível de satisfação e felicidade de seus funcionários. Essa percepção deu margem à criação de métodos que avaliam se uma empresa pode ser considerada um excelente lugar para se trabalhar.


Andréa Veras, diretora do Instituto Great Place to Work, conta que, para se ter um excelente lugar para se trabalhar, sob a perspectiva dos funcionários, é preciso ter funcionando dentro da empresa 3 dimensões: confiança entre líderes e liderados na empresa para que trabalham (credibilidade, respeito e imparcialidade), orgulho do trabalho que realizam e afinidade, e gostar das pessoas com quem trabalham (camaradagem).

Já quando se fala sob a perspectiva da empresa, da liderança, entende-se ser uma excelente empresa para trabalhar aquela que atinge seus objetivos, que tenham profissionais que dão o melhor de si individualmente e que trabalham juntos como uma família, em um ambiente de confiança. “A confiança sempre é a base da nossa metodologia. Se não tiver confiança, você pode esquecer todo o resto”, diz Andréa.

Para a professora dra. Suzana da Rosa Tolfo, que atua na área de psicologia organizacional e do trabalho, se uma empresa pretende ser considerada um grande lugar para se trabalhar, ela deve se atentar aos seguintes pontos:

1)ter boas políticas e práticas de gestão de pessoas, que incluam desde planejamento, recrutamento e seleção de pessoal, remuneração e benefícios, avaliação de desempenho, treinamento, desenvolvimento e educação, oportunidades de carreira e processos de desligamento articulados de forma sistêmica e percebidos como justos pelos trabalhadores;

2)constitucionalismo, ou seja, adoção de normas e regras voltadas para padrões de igualdade e respeito à diversidade;

3)oportunidade de uso e desenvolvimento das competências e capacidades;

4)possibilidade de conciliar trabalho e outras esferas da vida, como a família, sem que o tempo dedicado a um deles se sobreponha por demais em relação aos outros;

5)possibilidade de entender o processo total do trabalho e a sua contribuição para a os resultados, bem como identificar sentido naquilo que faz;

6)ter um bom clima organizacional, com relacionamentos interpessoais saudáveis e chefias preparadas;

7)ter condições de segurança e busca de saúde física e mental;

8)ter uma cultura na qual os valores expostos se aproximam dos valores praticados.


Segundo Suzana, um ponto importante a ser frisado nessa questão é a importância de conciliar os objetivos e metas da empresa com as necessidades dos profissionais que lá trabalham. E só há uma forma de isso acontecer: criando identificação dos profissionais com os valores e os objetivos organizacionais. “É importante que os colaboradores percebam que por meio da adoção e da consecução desses valores, eles podem satisfazer as suas necessidades”, diz ela. Andréa concorda: “fazer essa conciliação é até uma questão de respeito. Se as empresas conseguirem fazer isso, as pessoas vão até ter mais orgulho do lugar onde trabalham. Isso é o ideal. E todo mundo sai ganhando. Ficar numa empresa onde você não encontra alinhamento com seus próprios valores é quase uma agressão. Sua produtividade cai e você faz um sacrifício para estar lá todo dia”.

A satisfação do funcionário e sua felicidade influenciam diretamente na estabilidade profissional e na fidelidade que ele tem para com a empresa em que trabalha. Ambas as profissionais citam que trabalhar a satisfação do profissional deve ser investimento contínuo, e que sempre dá resultado, além de preservar seus principais talentos. “Em empresas que possuem índices altos de satisfação, o turnover é muito menor. Isso é fato”, diz Andrea. E ela insiste que o investimento em pessoas é o que, principalmente, torna uma empresa um excelente lugar para se trabalhar. “As pessoas, às vezes, acham que com toda a crise econômica e desafios de mercado, o investimento em pessoas deve ser deixado de lado. E é exatamente o contrário que precisa acontecer. As grandes empresas para trabalhar já descobriram que se elas investem em pessoas, o resultado volta em negócios. A gente tem várias maneiras de mostrar que o retorno financeiro é evidente quando se investe em pessoas”, completa.

É importante frisar que toda ação nesse intuito deve ser constante, porque mesmo que uma empresa tenha conquistado seu objetivo sendo considerada um excelente lugar para trabalhar, existem fatores podem fazer com que ela perca esse posto. E mais uma vez, as mudanças relativas à gestão das pessoas na organização são citadas: “ameaças de demissão, clima organizacional ruim, compensação inadequada e/ou injusta, limitações para o uso de capacidades e competências e mudanças na cultura devem ser cuidadosamente observadas”, cita Suzana.

A busca pela satisfação tende a mobilizar o profissional. E um profissional motivado, é só ganho para a empresa.

Excesso de reuniões prejudica a imagem do líder e é uma grande perda de tempo

http://www.catho.com.br/jcs/inputer_view.phtml?id=11442

Não é difícil encontrarmos algum profissional reclamando do excesso de reuniões em sua empresa. Qualquer problema, novo projeto ou solução para uma questão, é motivo para as pessoas pararem o que estão fazendo e se reunirem em uma sala de reunião. Mas, afinal, para que serve a reunião? Quando é realmente necessário movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversos encontros ao longo da semana?
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Para o consultor e coach de executivos, Abraham Shapiro, a origem da palavra reunião tem como raiz ‘união’, cujo significado é ‘atingir a unidade’. “Logo, já que reunião significa ‘agrupamento de pessoas num mesmo local para tratar de algum assunto’, eu acrescento que o real significado deste agrupamento é buscar atingir a unidade, a convergência, a uniformidade de opiniões, o consenso em relação a um determinado tema”.

No entanto, para atingir o resultado esperado, as pessoas precisam aprender a trabalhar em equipe, e para Fernando Henrique da Silveira Neto, especialista em desenvolvimento gerencial, aqui no Brasil as pessoas não têm muito essa prática, e falta um pouco de organização, disciplina e método. “Em outros países, as falas são mais objetivas e a reunião não é para fazer social. Aqui, as pessoas sabem fazer, mas não tomam o cuidado para fazer direito, e aí descamba”.

Uma reunião mal planejada, ou pior, feita desnecessariamente, é pura perda de tempo e enfraquece o poder do líder, explica Shapiro, já que foi realizada sem objetivo e necessidade, além de entediar as pessoas e as educar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a empresa se fundamenta. Segundo o consultor, há vários motivos que levam um profissional a realizar reuniões constantes: “muitas vezes é para mostrar poder, outras, por falta de conceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto é, como fazê-las funcionar com alta produtividade e qualidade. Há também os que põem para fora os seus problemas psicológicos de insegurança, como autoconfiança zero e baixa autoestima, e por estas razões, querem envolver-se com pessoas com o propósito de sentirem-se supridos. Há aqueles, ainda, que não confiam suficientemente em sua equipe a ponto de realizar as devidas delegações de tarefas e acabam usando as reuniões como forma de controle e avaliação”.

Planejamento é a melhor saída para evitar reuniões desnecessárias e cansativas, ou seja, que poderiam durar meia hora, mas se estendem por horas. Fernando aconselha a fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informal apenas para guiar a reunião, além de informar os convocados sobre o tema, dizer quanto tempo terá de duração, e ter critério de convocação, mobilizando apenas as pessoas significativas. “Limitar o número de assuntos é, também, muito importante para a reunião não durar horas. Não adianta convocar uma reunião e dizer que ela será de uma hora, sendo que você tem sete ou oito assuntos para tratar. Em uma hora, você só irá comunicar esses assuntos e não os discutirá com profundidade. E quanto mais você estende, mais chances tem da pessoa se desligar e lembrar-se das coisas que tem para fazer”.

Shapiro também defende que critérios claros de convocação são um dos pontos essenciais para tornar uma reunião produtiva. “Conceitualmente, produtividade é a razão entre quantidade produzida e tempo, ou seja, é o quanto se produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo – hora, minuto, dia. Nos modelos mais modernos de gestão de pessoas, produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. É também qualidade. Assim, para que uma reunião seja produtiva é preciso que, além de critérios claros de convocação, se tenha ordem de participação dos envolvidos, respeito entre todos, regras para intervenção, eleição das pautas que a comporão ou informe antecipado do tema a ser discutido e, se possível, horário de início e finalização a fim de que as pessoas se programem. Quando tratar-se de um assunto a ser discutido até a exaustão, deve-se informar os participantes de que a reunião só finalizará quando a convergência ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos saberão que ela só terá horário de início, mas haverá a vantagem de poderem rearranjar suas agendas e até de se preparem psicologicamente para o cansaço. Outro aspecto importante a ser previsto, em casos de longa duração de uma reunião, é a providência de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida com o fim de suprir necessidades físicas quando o horário supera as ocasiões de almoço ou jantar”.

Assim, ministrar uma reunião não é uma tarefa tão simples como a grande maioria das pessoas acredita. É preciso planejamento, preparo e saber conduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possível. Por isso que, ao perceber que a reunião não está tendo mais efeito, que virou um encontro social ou um fórum de dúvidas ou de disputas pessoais, é a hora de encerrá-la.

Para aprender a administrar uma reunião há cursos, leituras e outras práticas que podem auxiliar o executivo. Abraham Shapiro, por exemplo, sugere o estudo – e não apenas a leitura – de dois livros: “O Gerente Minuto” e “O Gerente Minuto em Ação”, de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson. Após estas leituras, há vários livretos com sugestões breves e profícuas sobre as bases de uma boa reunião.

“Eu dou muito valor para a reunião, mas a considero como uma viagem de barco, em que é preciso ter um número adequado de pessoas e dizer o tempo de duração, para as pessoas se prepararem. É preciso ter cuidado antes que ela aconteça. Se você a planejar bem, terá um grande percentual de chance que ela dê certo”, conclui Fernando Henrique da Silveira Neto.